وصف الوظيفة
الغرض من الوظيفة:
تقوية العلاقات الداخلية والخارجية بالأكاديمية والجامعات والهيئات العلمية والثقافية الأخرى.
أبرز المهام :
أ- المهام العامة:
- يعد الخطة السنوية للإدارة العامة رئاسته وكذلك البرامج والاحتياجات التشغيلية، ويتابع التنفيذ لضمان الإلتزام بكافة الأنظمة واللوائح والتوجيهات، ويقدم مقترحات تطوير العمل.
- يقترح الاحتياجات من الموارد البشرية فى ضوء تحليل أعباء العمل، وكذا الاحتياجات التدريبية اللازمة لرفع كفاءة الأداء بالإدارة العامة رئاسته.
- يقوم بالتحديث الدورى لسجل الأداء وإعداد تقارير تقويم الأداء لمرؤوسيه ورفعها للمستوى الأعلى .
- يقدم التقارير الدورية المتعلقة بسير العمل للرئيس الأعلى بناءً على التوجيهات الصادرة.
ب- المهام التخصصية:
- يتابع أعمال قياس إتجاهات الرأى العام وإعداد الدراسات التى تساعد فى تحديد تلك الإتجاهات.
- يشرف على أعمال تنظيم الزيارات والمؤتمرات والإجتماعات بغرض دعم الصلة بين الأكاديمية والجمهور العام أو الجماهير الخارجية فى الأجهزة الإدارية والخبراء المحليين والدوليين، وكذلك الإشتراك فى الزيارات والمؤتمرات التى تنظمها الأجهزة الإدارية للأغراض ذاتها.
- يعمل على تحسين العلاقات بين العاملين فى الأكاديمية من ناحية وبين جهة الإدارة بالأكاديمية من ناحية أخرى.
- يتابع أعمال تنظيم الزيارات والمؤتمرات والإجتماعات التى تتعلق بمجال عمل الأكاديمية.
- يشرف على أعمال البروتوكول فى الندوات والحفلات والمؤتمرات واستقبال السادة الزوار وكبار الشخصيات.
- يتابع أعمال إرسال برقيات التهاني للمسئولين وكبار الشخصيات فى المناسبات والإشراف على اعداد الرد على برقيات التهانى.
- يشرف على اعداد برامج الافتتاحيات والزيارات الداخلية والتنسيق مع المعنيين.
- يتابع أعمال التنسيق مع جميع السفارات داخل وخارج الجمهورية واستخراج تأشيرات السفر للوفود الرسمية من قبل الأكاديمية.
- يؤدي ما يسند إليه من أعمال أخرى ذات الصلة بطبيعة ونوع الوظيفة.
الخبرات والجدارات:
- القدرة على التعامل مع الحاسب الآلى وتطبيقاته المختلفة ذات الصلة بمجال عمل الوظيفة.
- المعرفة الكافية بإحدى اللغات الأجنبية.
- المعرفة الكافية بالقوانين واللوائح والإجراءات التى تحكم نظام العمل.
- القدرة على القيادة والتوجيه.
- القدرة على وضع خطط تنفيذ العمل ومتابعة اجراءات التنفيذ.
- القدرة على قيادة فريق عمل.
- القدرة على اكتشاف الابتكار والابداع لدى مرؤوسيه.
- القدرة على إدارة الوقت.
سنوات الخبرة:
المدة البينية: قضاء مدة مقدارها عام على الأقل في وظيفة من المستوى الوظيفى الأدنى له مباشرة الأول (أ) وذلك للعاملين من داخل الجهاز الإداري للدولة.
المدة الكلية: قضاء مدة مقدارها سبعة عشر عاماً على الأقل تتفق مع طبيعة عمل الوظيفة وذلك للعاملين من خارج الجهاز الإدارى للدولة.