وصف الوظيفة
الغرض من الوظيفة:
وضع برامج العمل وتخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة ومتابعة وتقييم وتنسيق كافة أعمال الإضافة والتوثيق والفهرسة والتبويب وترتيب الإصدارات من الكتب والتشريعات والأحكام وما في حكمها بالمكتبة، وتنظيم الاطلاع عليها طبقًا لقواعد الإتاحة المعمول بها في المحكمة، وكذا أعمال استلام وتسليم المكاتبات بين الأرشيف العام والجهات الأخرى (المكاتبات الخارجية) وحفظها وترتيبها إلكترونيًا، ومتابعة حركة المكاتبات بين الإدارات الداخلية بالمحكمة (المكاتبات الداخلية)، وكذا أعمال حفظ المستندات الإدارية والمالية طبقاً للائحة المحفوظات المعتمدة بالمحكمة.
أبرز المهام :
أ- المهام العامة:
يُشارك في وضع الخطة الاستراتيجية للأمانة العامة للمحكمة
يضع الخطة السنوية للإدارة العامة، ويجتمع بكافة مرؤوسية سنويًا لوضع الأهداف التنفيذية والتشغيلية والفردية ومعدلات الأداء المطلوب تحقيقها خلال السنة اللاحقة حسب الأحوال.
يوجه موظفي الإدارة العامة نحو تنفيذ الأعمال وفقًا للنظم واللوائح المعمول بها بالمحكمة.
يُنظم وينسق العمل بالإدارة العامة، ويوزع العمل على المرؤوسين وفقًا للأهداف التنفيذية والتشغيلية المتفق عليها.
يُراقب ويُتابع تنفيذ الأعمال بالإدارة العامة ويتأكد من إنجازها وفقًا للأهداف التنفيذية والتشغيلية المتفق عليها، وذلك من حيث الكفاءة والفعالية والاحترافية ويضمن الالتزام بكافة الأنظمة واللوائح والسياسات المعتمدة في المحكمة.
يُقيم أداء مرؤوسيه بناءً على ما يُسجله من ملاحظات تعكس إيجابيات وسلبيات أدائهم الوظيفية والسلوكية بسجل الأداء الخاص بكل موظف يقع تحت نطاق إشرافه.
يُجري الاتصالات اللازمة لإنجاز المهام المُكلف بها مع التقسيمات التنظيمية المختصة داخل المحكمة.
يضع التصور بشأن خطة الاحتياجات التدريبية للموظفين بالإدارة العامة، لمراعاتها في الخطة التدريبية بالمحكمة، ويتابع تنفيذ التدريب ويُقيم أثره.
يُقدم المقترحات بشأن الاحتياجات من الموارد البشرية والمادية والمستلزمات الإدارية اللازمة لتنفيذ الأعمال والأنشطة المختلفة بالإدارة العامة إلى الرئيس المباشر، ويضمن الاستخدام الأمثل لهذه الموارد.
يُقدم مقترحات التطوير بشأن الإجراءات ونظم العمل الخاصة بالإدارة العامة إلى الرئيس المباشر.
يتأكد من أن جميع مخرجات الإدارة العامة تساهم في الصالح العام للمجتمع.
يُشرف على أعمال التوثيق الورقي والإلكتروني لكافة البيانات والمستندات والسجلات والوثائق الخاصة بالإدارة العامة.
ب- المهام التخصصية:
يُشرف على أعمال إعداد وتحديث قواعد بيانات متكاملة عن أعمال المكتبة ومحتوياتها، و أعمال الأرشيف الإلكتروني والمحفوظات بالمحكمة.
يُشارك في وضع قواعد وإجراءات وآلية الإضافة والتوثيق والفهرسة والتبويب وترتيب الإصدارات من الكتب والتشريعات والأحكام وما في حكمها بالمكتبة.
يُشرف على أعمال تزويد المكتبة بالإصدارات المختلفة من الكتب والتشريعات والأحكام وما في حكمها بالتنسيق مع الإدارات والجهات المختصة.
يُشرف على أعمال فهرسة وتبويب وترتيب الإصدارات المختلفة من الكتب والتشريعات والأحكام وما في حكمها داخل المكتبة.
يوجه بمتابعة ورصد الإصدارات المختلفة من الكتب والتشريعات والأحكام وما في حكمها لتزويد المكتبة بها.
يُراقب إرشاد الأعضاء والموظفين رواد المكتبة للعثور والاطلاع على الإصدارات التي يسعون إليها، طبقًا لقواعد الإتاحة المعمول بها في المحكمة.
يُشرف على أعمال إتاحة محتويات المكتبة إلكترونيًا بالتنسيق مع التقسيم التنظيمي المختص بنظم المعلومات والتحول الرقمي، طبقًا لقواعد الإتاحة المعمول بها في المحكمة.
يُراقب أعمال القيد في السجلات والدفاتر المنصوص عليها بلائحة المخازن فيما يتعلق بأعمال المكتبة.
يُراقب أعمال استلام المكاتبات والملفات ومرفقاتها الواردة من الجهات الخارجية من الموظف المختص، وترقيمها وفقًا للتسلسل المعمول به وتسجيلها بالدفاتر والسجلات وقواعد البيانات المخصصة لذلك، وتسليمها إلى التقسيمات التنظيمية المعنية داخل المحكمة.
يُراقب أعمال تسليم المكاتبات والملفات ومرفقاتها الصادرة إلى الجهات الخارجية إلى الموظف المختص، وذلك بعد ترقيمها وفقًا للتسلسل المعمول به وتسجيلها بالدفاتر والسجلات وقواعد البيانات المُخصصة لذلك، والواردة من التقسيمات التنظيمية المعنية داخل المحكمة.
يُشرف على أعمال حفظ المستندات والموضوعات الإدارية والمالية (ورقيًا وإلكترونيًا) وتبويبها وتصنيفها، طبقًا للنظام المعمول به ولائحة المحفوظات المعتمدة بالمحكمة.
يعرض تقرير شهري من خلال منظومة الأرشيف الإلكتروني بالمكاتبات الواردة والصادرة من وإلى المحكمة، وبين الإدارات الداخلية داخل المحكمة، وذلك على الرئيس المباشر.
يعرض تقرير شهري من خلال منظومة الأرشيف الإلكتروني بالمكاتبات الواردة والصادرة من وإلى المحكمة، وبين الإدارات الداخلية داخل المحكمة، وذلك على الرئيس المباشر
الخبرات والجدارات:
القدرة على التعامل مع الحاسب الآلي وتطبيقاته ذات الصلة بمجال الوظيفة
إجادة اللغة العربية
الإلمام باللغة الإنجليزية
المعرفة الكافية بكافة التشريعات التي تحكم نظام العمل في مجال الوظيفة
النزاهة، الأمانة، القيادة، اتخاذ القرارات، الإبداع، حل المشكلات وإدارة الأزمات، جودة العرض، إدارة الوقت، التأثير والدعم المعنوي، الاتزان وضبط النفس، الشفافية والمصداقية
سنوات الخبرة:
المدة البينية: قضاء مدة مقدارها عام على الأقل في وظيفة من المستوى الوظيفي الأول (أ)، (وذلك بالنسبة للعاملين بالجهاز الإداري للدولة).
المدة الكلية: قضاء مدة كلية مقدارها سبعة عشر عامًا على الأقل تتفق مع طبيعة عمل الوظيفة (وذلك بالنسبة للمتقدمين من خارج الجهاز الإداري للدولة.)