وصف الوظيفة
الغرض من الوظيفة:
وضع برامج العمل وتخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة ومتابعة وتقييم وتنسيق كافة أعمال التعاقدات العامة وأعمال المخازن بالمحكمة
أبرز المهام :
أ- المهام العامة:
يُشارك في وضع الخطة الاستراتيجية للأمانة العامة للمحكمة
يضع الخطة السنوية للإدارة العامة، ويجتمع بكافة مرؤوسية سنويًا لوضع الأهداف التنفيذية والتشغيلية والفردية ومعدلات الأداء المطلوب تحقيقها خلال السنة اللاحقة حسب الأحوال.
يوجه موظفي الإدارة العامة نحو تنفيذ الأعمال وفقًا للنظم واللوائح المعمول بها بالمحكمة.
يُنظم وينسق العمل بالإدارة العامة، ويوزع العمل على المرؤوسين وفقًا للأهداف التنفيذية والتشغيلية المتفق عليها.
يُراقب ويُتابع تنفيذ الأعمال بالإدارة العامة ويتأكد من إنجازها وفقًا للأهداف التنفيذية والتشغيلية المتفق عليها، وذلك من حيث الكفاءة والفعالية والاحترافية ويضمن الالتزام بكافة الأنظمة واللوائح والسياسات المعتمدة في المحكمة.
يُقيم أداء مرؤوسيه بناءً على ما يُسجله من ملاحظات تعكس إيجابيات وسلبيات أدائهم الوظيفية والسلوكية بسجل الأداء الخاص بكل موظف يقع تحت نطاق إشرافه.
يُجري الاتصالات اللازمة لإنجاز المهام المُكلف بها مع التقسيمات التنظيمية المختصة داخل المحكمة.
يضع التصور بشأن خطة الاحتياجات التدريبية للموظفين بالإدارة العامة، لمراعاتها في الخطة التدريبية بالمحكمة، ويتابع تنفيذ التدريب ويُقيم أثره.
يُقدم المقترحات بشأن الاحتياجات من الموارد البشرية والمادية والمستلزمات الإدارية اللازمة لتنفيذ الأعمال والأنشطة المختلفة بالإدارة العامة إلى الرئيس المباشر، ويضمن الاستخدام الأمثل لهذه الموارد.
يُقدم مقترحات التطوير بشأن الإجراءات ونظم العمل الخاصة بالإدارة العامة إلى الرئيس المباشر.
يتأكد من أن جميع مخرجات الإدارة العامة تساهم في الصالح العام للمجتمع.
يُشرف على أعمال التوثيق الورقي والإلكتروني لكافة البيانات والمستندات والسجلات والوثائق الخاصة بالإدارة العامة.
ب- المهام التخصصية:
يُشرف على أعمال إعداد وتحديث قواعد بيانات متكاملة عن كافة أعمال التعاقدات العامة التي تجريها المحكمة وأعمال إدارة المخازن بها.
يتأكد من الالتزام بكافة تعليمات الهيئة العامة للخدمات الحكومية فيما يخص أعمال إدارته العامة.
يُنسق مع كافة الإدارات بالمحكمة لحصر احتياجاتها المطلوبة للسنة المالية التالية، ومع إدارة المخازن بالمحكمة لحصر الأصناف الموجودة بها ومراجعة مستويات التخزين ومعدلات الاستهلاك ومقررات الصرف، وذلك بغرض تخطيط الاحتياجات السنوية للمحكمة وخطط التعاقدات وعمليات التعاقد بأنواعها.
يتأكد من توافر الاعتمادات المالية المطلوبة للعمليات محل الطرح.
يتواصل مع الجهات الإدارية المعنية ذات الصلة بإجراءات التعاقد.
يُتابع عمليات التعاقد من بداية الطرح وحتى إتمام التنفيذ، ويُعد التقارير اللازمة بشأنها.
يُشرف على تلقي وإرسال الإخطارات والمكاتبات مع المتعاملين مع المحكمة المنصوص عليها قانونًا.
يُشرف على إعداد العقود ومتابعة تنفيذها مع الإدارة الطالبة أو المستفيدة، واتخاذ الإجراءات اللازمة طبقًا للأحكام المنصوص عليها قانونًا ووفقًا لما تتضمنه العقود المبرمة.
يُشرف على تقييم أداء المتعاقدين في تنفيذ تعاقداتهم أولاً بأول، وتسجيل بيانات المتعاملين وتحديثها وتوثيقها أولاً بأول.
يُشرف على إعداد التقارير ذات الصلة بأعمال التعاقدات العامة التي تطلبها السلطة المختصة.
يُشرف على استلام عينات الأصناف والأصناف الواردة للمخازن، طبقًا للضوابط المنصوص عليها بلائحة المخازن.
يُشرف على قيد الأصناف بالدفاتر، وتنظيمها وترتيبها وتمييزها بالآلية والنظم المعمول بها بالمحكمة، وحفظها بطريقة تضمن سلامة وصحة تخزينها في الأماكن والظروف المناسبة وبالأسلوب الملائم بما يساهم في الحفاظ على خواصها وجودتها من التلف والحريق ... الخ.
يُشرف على صرف الأصناف طبقًا لقواعد الصرف المعمول بها في المحكمة لكل نوع من الأصناف وفي المواعيد المحددة.
يُشرف على مراجعة الأصناف الموجودة في المخازن بشكل دوري للتأكد من كفايتها للصرف، واتخاذ ما يلزم من إجراءات نحو الأصناف التي أوشكت على النفاد قبل نفادها بوقت كاف، والتأكد من عدم وجود أصناف زائدة عن الحاجة أو مستغنى عنها أو راكدة أو بطل استعمالها أو يُخشَى عليها من التلف أو غير صالحة للاستعمال، وتقديم المقترحات بشأنها.
يُشرف على أعمال الدفاتر والسجلات والكشوف وأذونات الصرف لأصحاب العهد وباقي والمستندات المخزنية وحفظها بشكل آمن، والتأكد من تطابق القيود الواردة بدفاتر العهدة مع القيود الواردة بدفاتر الشطب، وإرسال المستندات اللازمة إلى الإدارة المالية لاتخاذ إجراءات الصرف.
يُشارك في إجراء الجرد السنوي والدوري طبقًا للوائح والأنظمة المعمول بها بالمحكمة بالاشتراك مع الإدارات المعنية، ويُقدم التقرير اللازم بشأنها.
يُشرف على إجراء المقايسات السنوية، وذلك من خلال حصر الأصناف الموجودة بالمخازن ونوعياتها ومراجعة مستويات التخزين ومعدلات الاستهلاك ومقررات الصرف، ومراعاة ذلك عند إعداد خطة التعاقد السنوية.
يؤدي ما يُسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة بنوع وطبيعة الوظيفة.
الخبرات والجدارات:
القدرة على التعامل مع الحاسب الآلي وتطبيقاته ذات الصلة بمجال الوظيفة
إجادة اللغة العربية
الإلمام باللغة الإنجليزية
المعرفة الكافية بكافة التشريعات التي تحكم نظام العمل في مجال الوظيفة
النزاهة، الأمانة، القيادة، اتخاذ القرارات، الإبداع، حل المشكلات وإدارة الأزمات، جودة العرض، إدارة الوقت، التأثير والدعم المعنوي، الاتزان وضبط النفس، الشفافية والمصداقية
سنوات الخبرة:
المدة البينية: قضاء مدة مقدارها عام على الأقل في وظيفة من المستوى الوظيفي الأول (أ)، (وذلك بالنسبة للعاملين بالجهاز الإداري للدولة).
المدة الكلية: قضاء مدة كلية مقدارها سبعة عشر عامًا على الأقل تتفق مع طبيعة عمل الوظيفة (وذلك بالنسبة للمتقدمين من خارج الجهاز الإداري للدولة.)